Communiceren op afstand: 11 platforms vergeleken
In de afgelopen anderhalf jaar heeft de pandemie onze manier van leven, werken en communiceren veranderd. Met de ontsluiting, beginnen we net terug te keren naar ons normale leven. Tijdens deze periode (of moeten we zeggen perioden) hebben we moeten overschakelen op de modus “telewerken”. Sommige bedrijven hadden deze telewerkcultuur al ingevoerd, hoewel het niet de norm was. Voor anderen, waaronder digitale nomaden, is telewerken bijna een religie en dat is het al heel lang. Met de verplichting om thuis te werken, hebben veel werknemers, ondernemers enz. zich zeer snel moeten aanpassen – bijna van de ene dag op de andere. Tegelijkertijd hebben we de opkomst gezien van communicatieplatforms op afstand. Zoom, Google Meet, Mikogo, enz. deze namen zijn u binnen enkele maanden zo vertrouwd geworden dat ze deel zijn gaan uitmaken van het dagelijkse leven van werknemers.
« Een grote meerderheid van de managers (67%) is voorstander van de invoering van telewerken in hun bedrijf. » (Bron : myhappyjob.fr)
In deze periode werd telewerken in België verplicht gesteld. Veel bedrijven zijn zich bewust geworden van de voordelen van telewerken, zelfs zozeer dat zij hun manier van werken volledig zijn gaan heroverwegen. Dankzij deze gebruiksvriendelijke communicatiesoftware is telewerken voor het hele team aangenamer en efficiënter geworden. Ook hebben deze platforms velen van ons in staat gesteld om sociaal verbonden te blijven en contact te houden met dierbaren tijdens opsluitingen. Voor veel mensen heeft het hun zelfs hoop gegeven in deze moeilijke tijden. In dit artikel bespreken we 11 communicatieplatformen op afstand om u te helpen bij uw keuze.
Inhoudsopgave
Waar zijn videoconferentieplatforms voor?
Een videoconferentieplatform maakt het mogelijk dat verschillende mensen op hetzelfde scherm zitten. Deze software kan worden gebruikt voor werk, opleiding of om tijd door te brengen (op afstand) met familie of vrienden, enz… Deze programma’s bevatten een groot aantal hulpmiddelen: van scherm delen tot computerbesturing op afstand, de lijst is lang. Elke software biedt andere mogelijkheden en is op zijn eigen manier uniek. De prijzen variëren ook naargelang het platform en wat u ermee wilt bereiken: hoe meer deelnemers, hoe hoger de prijs.
« 86% van de telewerkers wil blijven telewerken. » (Bron : mayhappyjob.fr)
Dankzij deze software kunt u gemakkelijk van thuis uit met uw collega’s werken en samenwerken: er zijn geen geografische beperkingen. Deze platforms maken het u gemakkelijker om uw werk te organiseren: in een paar klikken kunt u een collega vragen om zich bij u te voegen. Dankzij video en audio, hebt u bijna het gevoel dat ze bij u zijn! U hoeft niet langer berichten aan elk teamlid te herhalen, met videoconferenties kunt u iedereen op hetzelfde moment bereiken en zelfs vergaderingen opnemen voor degenen die afwezig zijn. Met deze software kunt u meer afspraken maken tijdens de week of overdag, omdat u in uw planning geen rekening meer hoeft te houden met uw verplaatsingen. Dit zal uw ecologische voetafdruk en reiskosten verminderen.
1. Mikogo
Mikogo is eenvoudig te gebruiken: maak een account aan, nodig uw collega’s uit en uw vergadering is begonnen. Helaas is het gebruik van een webcam niet mogelijk, maar een chat- en audiotransmissiefunctie is wel beschikbaar. Dit platform biedt u verschillende opties om het aan uw behoeften aan te passen. Bovendien kunt u het platform personaliseren door uw logo of een afbeelding toe te voegen om uw klanten te verwelkomen. Er is ook een whiteboard beschikbaar waarop elke deelnemer kan tekenen en aantekeningen kan maken. Deze software is gratis, maar er zijn verschillende tarieven beschikbaar indien u over meer opties wenst te beschikken. Voor 15€ per maand kunt u ook toegang krijgen tot het “professional” pack. Hier kunt u 25 deelnemers uitnodigen en uw vergaderingen opnemen.
2. Microsoft Teams
Microsoft Teams, voorheen bekend als Skype, is een van de marktleiders dankzij zijn lange geschiedenis en het feit dat het deel uitmaakt van Microsoft. Deze toepassing is zowel geschikt voor particulieren als voor bedrijven en scholen. U kunt de vergadering opnemen, uw scherm delen en de computer van een collega overnemen. U kunt ook Word, PowerPoint en Excel gebruiken om documenten in real time te bewerken en te delen met de deelnemers aan de conferentie. U kunt tot 300 deelnemers ontvangen. Als u over meer functies wilt beschikken, is Microsoft Teams tegen betaling beschikbaar.
3. Zoom
Het platform dat tijdens de Covid-crisis het meest aan populariteit heeft gewonnen, is ongetwijfeld Zoom. Zoom biedt geluid en video van hoge kwaliteit en diverse functies zoals chatten, de mogelijkheid om de deelnemers aan de vergadering in aparte kamers te verdelen (bijvoorbeeld voor groepswerk) en het delen van schermen zijn beschikbaar. Deze software is zeer gemakkelijk te gebruiken, zelfs voor beginners. Het is gratis voor een conferentie van 40 minuten met maximaal 100 personen. Betaalde pakketten zijn beschikbaar indien u het aantal deelnemers wenst te overschrijden.
4. Google Meet
Google Meet, ontwikkeld door Google, combineert videoconferenties en messaging. U kunt deze tool koppelen aan de andere in de reeks van Google (Gmail, Google Drive, Google Hangouts, enz.). Bovendien vindt u de snelheid van installatie, vloeibaarheid en optimalisatie van functies. Als een van uw collega’s onderweg is en geen toegang heeft tot wifi, zal hij de vergadering kunnen bijwonen dankzij zijn telefoonnummer. Gratis kunt u met 10 mensen in contact komen. Als u meer wilt, moet u betalen.
5. Cisco Webex Meetings
Dit platform garandeert een zeer hoge audio- en videokwaliteit en een technologie voor het opsporen van achtergrondgeluiden. U kunt het hulpmiddel ook gemakkelijk online raadplegen zonder het te hoeven downloaden. Op Webex kunt u tot 1000 deelnemers ontvangen. Scherm delen en whiteboarden zijn beschikbaar, maar ook twee soorten berichtgeving: een openbare berichtgeving waarbij de hele groep kan meepraten en een besloten berichtgeving waarbij u slechts met één deelnemer kunt praten.
6. Livestorm
Livestorm is niet te downloaden, dus u kunt het vinden via uw webbrowser. Dit platform maakt betrokkenheid van het publiek mogelijk door hen in staat te stellen actief deel te nemen aan de conferentie. U heeft de mogelijkheid om polls te plannen en deze te posten tijdens het webinar om feedback te krijgen van de deelnemers. U kunt ook CTA’s (call-to-actions) lanceren door leden naar een andere pagina te leiden. Vervolgens kunt u de statistieken van uw webinars analyseren en zien welke de meeste betrokkenheid hebben gehad en uw strategie voor toekomstige bijeenkomsten optimaliseren. U kunt 4 deelnemers gratis hosten, maar daarna is een abonnement vereist voor elke deelnemer.
« Livestorm heeft een participatiegraad van 53%. » (Bron : Livestorm.co)
7. Jitsi Meet
Jitsi Meet is een 100% gratis Franse applicatie. U kunt zoveel deelnemers ontvangen als u wilt door de link voor onbepaalde tijd te delen. Het is een zeer eenvoudig te gebruiken software met de mogelijkheid om uw scherm te delen met uw collega’s. Bovendien kunnen meerdere personen hun scherm delen, u kunt met twee of drie tegelijk uw schermen delen en u kunt het scherm van een van uw deelnemers op afstand besturen. Dit platform is open source en gecodeerd, zodat u uw gesprekken kunt privatiseren. Met dit platform kunt u ook uw vergadering transcriberen en live streamen op YouTube. Zo kan een groot aantal mensen uw videoconferentie zien. U zult deze software ook kunnen synchroniseren met alle populaire kalenders zoals Google, Microsoft en Apple. U kunt ook uw eigen regels opstellen die de deelnemers vóór de vergadering kunnen lezen en goedkeuren. U kunt ook een gast oproepen om direct deel te nemen aan de videoconferentie.
8. TeamViewer
Met deze software kunt u videochats houden, maar ook computers op afstand besturen, met andere woorden, hulp op afstand mogelijk maken. De applicatie moet op elke computer worden gedownload om toegang te krijgen tot alle functionaliteiten. Zo kan een persoon op afstand u helpen een technisch probleem op uw computer op te lossen zonder dat u daarvoor hoeft te reizen. Met TeamViewer kunt u ook gecodeerde bestanden overbrengen. Met deze toepassing kunt u ook augmented reality implementeren in uw online werkruimte, u zult in staat zijn om een andere dimensie van het werk te ontdekken via uw schermen. Door te zien wat de persoon ziet en de andere persoon de mogelijkheid te geven hem visueel te begeleiden door tijdens de videoconferentie in real time annotaties, 3D-aanwijzers, emoji of screenshots te tekenen en toe te voegen aan uw videogesprek. Deze functie zal zeer nuttig zijn voor de eerstelijnsmedewerkers, dat in geval van een probleem nergens heen hoeft te gaan. Deze applicatie is niet gratis en het goedkoopste abonnement « Business » is 27 euro per maand.
« TeamViewer wordt bijna dagelijks meer dan 400.000 keer gedownload. » (Bron : TeamViewer.com)
9. GoToMeeting
Met GoToMeeting kunt u 25 mensen tegelijk op uw scherm hebben in een videoconferentie. Een functie van deze software biedt u de mogelijkheid om in teams tegelijk aan hetzelfde document te werken. Een “mobiele” modus is beschikbaar voor mensen die onderweg zijn en stelt u in staat te luisteren naar wat er tijdens de vergadering gebeurt terwijl u minder internetverbinding gebruikt dan bij een videovergadering. Als u het getranscribeerde videogesprek opnieuw wilt delen, kunt u dat gemakkelijk doen op dit platform, dit hulpmiddel zal u ook helpen bij het maken van aantekeningen. U kunt de vergadering ook opnemen als u dat wenst. Maximaal 150 personen kunnen tegelijkertijd verbinding maken voor een bedrag van €12,50, boven dit aantal is een duurder abonnement beschikbaar.
10. FastViewer
FastViewer, beschikbaar op Android en iOS of via het web, heeft een breed aanbod aan functies. Het kan worden gebruikt voor onderhoud op afstand, training, presentaties of samenwerkingsverbanden en biedt ook op afstand toegang tot uw computers. U kunt tot 100 mensen ontvangen op uw vergaderingen. Op dit platform zijn meer functies beschikbaar, zoals interactief whiteboard, maar ook veilige gecodeerde documentoverdracht. Er is een chat-optie beschikbaar en u kunt de presentator op elk moment veranderen. Uw vergaderingen kunnen worden afgesloten voor het publiek, zodat vreemden niet zonder uw toestemming kunnen deelnemen aan uw videoconferentie. U kunt deze software kopen of huren: het kost u 38€ per maand om te huren of 979€ als u het koopt.
11. Adobe Connect
Adobe heeft zijn eigen videoconferentiesoftware Adobe Connect ontwikkeld. Er zijn 3 toepassingen beschikbaar in dit programma: de eerste is Adobe Connect Meetings dat nuttig is voor de organisatie van vergaderingen, dan hebben we Adobe Connect Webinars dat meer gebruikt wordt voor e-seminars en tenslotte Adobe Connect Learning dat gebruikt wordt voor scholen omdat je de mogelijkheid hebt om virtuele klassen te creëren. Verschillende functies zijn beschikbaar zoals de workshop, hier heeft u de mogelijkheid om de deelnemers in groepen te verdelen zodat ze in teams kunnen werken. Om de betrokkenheid te verhogen, is er een tool waarmee u onderwerpen kunt starten en u hebt de mogelijkheid om polls op te zetten en de reacties van de sprekers te bekijken. De prijs van deze software is €46 per maand voor maximaal 25 personen. Indien u meer deelnemers wenst, zal de prijs hoger liggen.
Zoals u hebt gezien, zijn er veel verschillende soorten software om samenwerking te ondersteunen, telewerken te vergemakkelijken, webinars, conferenties of vergaderingen op afstand op te zetten, enz. Elk van hen biedt verschillende hulpmiddelen en functies. Afhankelijk van uw behoeften zult u de applicatie kunnen vinden die het best bij u past. Natuurlijk zijn de meeste van hen niet gratis als u een groot aantal deelnemers wilt hebben of als u de tijdslimiet wilt overschrijden. In het algemeen heeft u een gratis proefperiode om het platform te testen. Bovendien zijn de prijzen nog steeds redelijk, vooral voor een tool dat dagelijks wordt gebruikt, aangezien deze programma’s steeds meer een noodzaak worden in de werkomgeving.
« 75% van de werknemers en 66% van de managers denken dat telewerken zal blijven toenemen. » (Bron : myhappyjob.fr)
Door de pandemie beseffen velen dat ze niet noodzakelijk naar het werk hoeven te reizen. Welk videoconferentieplatform gebruikt u? Kent u al degene die we in dit artikel hebben genoemd? Laat het ons weten in de commentaren, we horen graag uw mening!