La boite à outil de l’entrepreneur en 2021

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La boite à outil de l'entrepreneur en 2021

De nos jours, la technologie est de plus en plus présente dans notre quotidien. Nous pouvons également la retrouver dans la quasi-totalité des sociétés, de la petite entreprise familiale à la grande multinationale. Les entrepreneurs ou chefs d’entreprises sont continuellement à la recherche de moyens ou de nouveaux outils afin d’augmenter leur efficacité, le but étant de gagner en productivité tout en leur permettant d’économiser de l’argent.

Les petites entreprises n’ayant pas les mêmes moyens financiers ou techniques que les grandes structures, nous avons donc décidé de vous faciliter la vie en sélectionnant 13 logiciels qui, selon nous, vous permettront de gérer un grand nombre de tâches pour votre entreprise en simultané. Ces outils vous seront autant utiles au niveau de la gestion de votre temps, que de celles de vos réseaux sociaux, de vos collaborateurs, ou encore de vos finances, etc. Dans cet article, nous aborderons un ensemble d’éléments que tout bon entrepreneur doit avoir dans sa boite à outils.

Table des matières

1. Elementor

De nos jours, il est impératif pour une entreprise de posséder son propre site internet. Cela est essentiel pour que vos potentiels clients puissent découvrir ce que vous offrez, vos tarifs, vos horaires, votre localisation, etc.

Si le codage vous effraie, Elementor est la solution pour vous. Cette plateforme est un constructeur pour WordPress sous forme de plugin. Ce constructeur de pages (également appelé « page builder » en anglais) va vous permettre, grâce à différents modules, de créer l’apparence visuelle de votre site web. Vous aurez l’opportunité de créer des pages sur WordPress sans devoir vous soucier de la partie codage. En effet, l’application va vous proposer des modèles préétablis ou de tout créer à partir de 0. Les changements que vous effectuez sont visibles en temps réel. Elementor est disponible gratuitement. Cependant, si vous souhaitez avoir accès à des fonctionnalités plus pointues, une version payante est également disponible.

2. Canva

Le visuel de votre site internet mais également de vos publications sur les réseaux sociaux est extrêmement important. Vos futurs clients seront beaucoup plus attirés par de belles images que par de longs textes barbants. Pour booster votre visibilité sur internet, il peut être très intéressant de créer de jolis visuels. Cette tâche peut être pesante si vous n’avez pas de qualifications en graphisme. Heureusement, l’outil Canva est très intuitif et ne requiert pas de connaissances préalables.

« 15 millions de personnes utilisent chaque mois les services de Canva. » (Source : business.lesechos.fr)

Cet outil vous propose de nombreux modèles afin de vous permettre de les modifier selon vos besoins grâce à des outils proposés sur la plateforme.  Il est possible de sélectionner tous types de visuels : logo, flyers, bannières, publications, stories pour les réseaux sociaux, … De plus, l’application vous propose des modèles pour vous donner de l’inspiration pour vos propres visuels. Il vous sera possible de sélectionner ceux que vous préférez et de les personnaliser comme bon vous semble. Le site a été créé de façon ergonomique et pédagogique afin d’être accessible au plus grand nombre de personnes.

3. Pixabay

Toujours dans le but de réaliser des visuels de haute qualité, il est important d’identifier des belles images qui véhiculent vos valeurs. Il est essentiel que les images que vous sélectionnez sur internet soient libre de droit. Pour ce faire, Pixabay est une très bonne solution pour vous.

Ce site regorge d’images totalement gratuites et libres de droit. Les créateurs ont regroupé les images en 4 grandes catégories à savoir : photos, illustrations, vecteurs et vidéos. Pour rechercher une image, rien de plus simple : il vous suffit d’introduire dans la barre de recherche des mots clés en fonction de ce que vous désirez. Vous pouvez ensuite affiner votre recherche en fonction de filtres tels que la couleur, la taille, l’orientation, la popularité, etc. Ces images de haute définition sont un outil indispensable pour tous les entrepreneurs qui souhaitent se procurer des images gratuites, sans devoir créditer l’éditeur de la photo ou qui ont besoin de photo en haute qualité sans faire appel à un photographe professionnel.

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4. MailChimp

Dans un précédent article, nous vous indiquions 5 erreurs à éviter en emailing. Toujours dans le but de garder un contact régulier avec vos clients, il est important d’avoir une newsletter. Mailchimp est un des logiciels d’emailing les plus utilisés dans le monde. Lorsque vous créez votre compte pour votre entreprise, il vous suffit d’importer votre liste de contacts, de créer vos différentes campagnes avec les textes et les images, de l’envoyer à vos clients et d’enfin analyser les résultats. Cette application est, comme vous l’aurez compris, une solution d’emailing complète.

Mailchimp est un logiciel d’envoi de newsletter. L’avantage majeur de cette application est la production de rapports statistiques. En effet, il vous sera possible de savoir qui ouvre vos courriers, de voir si les clients effectuent un achat sur votre webshop, … L’outil d’analyse vous informera aussi des clients qui ne souhaitent plus recevoir votre newsletter.

« Tip : intégrez votre compte Google Analytics avec Mailchimp pour obtenir encore plus d’informations. » (Source : Audreytips.com)

En ce qui concerne les tarifs, Mailchimp propose plusieurs alternatives en fonction de vos besoins. Cependant, une version gratuite existe. Vous pouvez en bénéficier tant que vous ne dépassez pas les 12.000 e-mails envoyés par mois et une base de données de plus de 2.000 contacts. Lorsque vous utilisez la version gratuite, Mailchimp se réserve le droit d’apposer son logo au bas de vos e-mails.

5. Hubspot CRM

Cet outil est l’un des outils de CRM (Customer Relationship Management) les plus complets pour les entreprises à l’heure actuelle. Lorsqu’une société grandit, le nombre de données augmente. Le recours à un CRM va vous permettre de faciliter l’organisation, le suivi des différentes tâches et d’optimiser vos performances. Sur base d’un tableau de bord généré par ce logiciel, vous aurez l’opportunité de gérer vos équipes et vos projets plus facilement et d’analyser vos performances marketing.

Grâce à Hubspot CRM, vous aurez une vue d’ensemble des performances réalisées par toutes vos équipes. Ce logiciel assure un suivi pour de nombreuses fonctions comme les responsables commerciaux, les marketeurs, équipes de services clients, etc. Pour chaque fonction, Hubspot CRM propose une solution adaptée afin de garantir une grande efficacité. Parmi ses fonctionnalités, vous pouvez retrouver la gestion des contacts, la visibilité complète de votre pipeline commercial, le suivi de votre activité, la création de tableaux de bord personnalisés, la génération de rapports simplifiés et bien plus encore. Enfin, l’outil CRM de Hubspot est intuitif et ergonomique. La prise en main est facile et cela est indispensable afin d’assurer que l’ensemble de vos équipes puissent l’utiliser à bon escient. Dans le cas contraire, cela aurait un effet négatif car vos collaborateurs le verraient comme un inconvénient et non pas comme une opportunité d’améliorer leur efficacité et productivité.

6. Trello

Avoir une bonne organisation est la clé de la réussite. Il est essentiel que l’ensemble de vos collaborateurs dans votre entreprise aient une idée claire de leurs tâches ainsi que des deadlines fixées. En effet, de nombreux entrepreneurs n’arrivent pas à atteindre leurs objectifs à cause d’une mauvaise planification des tâches. Pour se faire, Trello est fait pour vous ! Cette application est un gestionnaire de tâches qui vous permettra de classer chacun de vos projets ainsi que la liste de tâches pour chacun d’entre eux. Étant donné son arrangement, il est très facile pour vos collaborateurs de voir les tâches sur lesquelles ils sont assignés et la progression de celles-ci.

« Trello est un puissant logiciel de gestion de projets collaboratifs en ligne que l’on peut utiliser via une application iOS ou Androïd et même sur Mac. » (Source : journalducm.com)

Trello est gratuit et facile à utiliser. Il permet à chaque instant d’avoir une vue d’ensemble des tâches réalisées, celles en cours et celles à réaliser. Trello possède 3 principes de base. Tout d’abord, nous pouvons retrouver les tableaux. 

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Ceux-ci sont les projets sur lesquels les membres d’une équipe doivent travailler. Les listes vont servir à contenir les cartes.Enfin, les cartes constituent les différentes tâches qui forment le projet. Au sein de celles-ci, il est possible d’écrire des descriptions, des commentaires, des délais ou enfin de déterminer les membres assignés à une carte.

7. Doodle

Toujours dans le but d’être le plus organisé possible, il est essentiel de planifier des réunions, des appels de groupe, des évènements, etc.  Cette tâche peut extrêmement compliquée lorsque beaucoup de personnes y sont conviées. Les agendas de chacun coïncident rarement et déterminer une tranche horaire qui convient à tous peut devenir un véritable casse-tête.

« Le site Doodle.com revendique aujourd’hui plus de 20 millions d’utilisateurs dans le monde » (Source : Geeko.lesoir.be)

Doodle va devenir votre allié numéro 1 en matière de planification. Grâce à cette application, vous aurez l’opportunité de réunir de nombreuses personnes en un rien de temps. En effet, ce logiciel va vous permettre de rapidement découvrir les disponibilités de chacun. Avec Doodle, il suffit d’envoyer l’URL du Doodle avec les personnes que vous souhaitez rencontrer. Si vous êtes le planificateur, vous déterminez vous même les plages horaires que les autres participants pourront sélectionner. Ensuite, chaque participant qui aura reçu cet URL ira simplement compléter ses disponibilités dans le calendrier Doodle. De ce fait, en un clin d’œil, il est facile de repérer la plage horaire qui convient à la majorité des participants. Les tarifs varient entre 6,95€ par mois et 44,75€ par mois. Doodle vous propose également une période d’essai de 14 jours gratuite.

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8. WeTranfer

Il est très probable que vous deviez envoyer des fichiers volumineux à vos collaborateurs, chose impossible à réaliser par email. WeTransfer est la solution pour vous. La plateforme a été créée en 2009 et représente, à l’heure actuelle, un des services de partage de fichiers volumineux le plus populaire sur Internet. Cet outil est très facile d’emploi et permet l’envoi de tous types de fichiers que ce soit les vidéos, les photos, la musique, les présentations Powerpoint, etc.

«Le mail vous limite généralement à quelques méga-octets, avec le service WeTransfer vous pouvez envoyer un fichier jusqu’à 2 Go en version gratuite.» (Source : indatable.com)

Il est possible d’envoyer jusqu’à 2Go de fichiers au maximum lorsque vous n’êtes pas inscrit sur la plateforme. Une fois inscrit, il vous sera possible d’envoyer jusqu’à 20Go, le tout, toujours gratuitement.  Les fichiers que vous envoyez au destinataire seront téléchargeables pendant 7 jours. Une fois que le destinataire a téléchargé vos fichiers, vous recevrez un e-mail de confirmation. Si vous le souhaitez, une version payante est également disponible. Celle-ci propose des fonctions supplémentaires et l’envoi de fichiers encore plus volumineux.

9. Notion

Notion est une application de prises de notes améliorée accessible sur Windows, MacOs et Android. Il vous sera possible de faire du traitement de texte, d’insérer des images, de créer des tableaux et des bullet points, etc. Cependant, de nombreuses actions supplémentaires peuvent être réalisées comme faire des to-do lists, créer des sections cachées, insérer des dates de rappel, insérer des fichiers audios et vidéos au sein de la note et bien plus encore. Vous pouvez également insérer des documents GoogleDoc ou des pages Google Maps. Les notes que vous créez peuvent être publiques ou privées selon vos envies.

En ce qui concerne les tarifs, ceux-ci sont très raisonnables. La version gratuite est disponible jusqu’à 1000 notes. Pour une utilisation individuelle et illimitée, vous devrez débourser 4$ par mois. Enfin, pour une utilisation illimitée en équipe ou pour les entreprises, le prix est respectivement de 8$ et 20$.

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10. Slack

Slack est un outil de messagerie, d’archivage et de recherche de contenu. L’application de communication va permettre à toutes vos équipes de dialoguer et d’échanger des documents le tout, dans une même application. En fonction des équipes et des projets, des groupes de discussion sont établis. Un forum général sera également créé afin de permettre à l’ensemble de vos collaborateurs de participer aux discussions. Chaque utilisateur possède son propre espace personnel où il peut écrire ses différentes idées. 

L’application va également vous permettre d’archiver et d’indexer toutes les conversations et les documents qui y sont associés. De ce fait, quand un nouveau collaborateur intègrera vos équipes, celui-ci aura accès aux projets passés et ainsi jeter un coup d’œil aux documents antérieurs. L’application est disponible sur tout type de supports : ordinateur, tablette, smartphone. De plus, il n’est pas forcément nécessaire de télécharger l’application. Slack est accessible directement depuis votre navigateur favori.

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11. Zoom

L’application Zoom a été sélectionnée par de nombreuses entreprises afin de réaliser des réunions et conférences depuis chez soi depuis le début de la crise sanitaire. Cette application propose un service de vidéoconférences à distance. Vous avez accès à des réunions en ligne, des vidéoconférences et au tchat. 

« L’un des atouts de Zoom réside dans sa version gratuite ciblant le grand public. » (Source : LeJournadunet.fr)

Chaque utilisateur doit, au préalable, installer l’application. La version gratuite permet d’accueillir jusqu’à 100 participants pour une durée maximale de 40 minutes. La qualité vocale et vidéo est en HD. Durant la réunion, les intervenants peuvent partager leurs écrans et utiliser un arrière-plan virtuel. Les versions payantes proposent une expérience plus sophistiquée. En ce qui concerne la sécurité, tous les flux sont cryptés via des protocoles spécifiques afin d’éviter de mauvaises surprises.

12. Hotjar

Hotjar est une application gratuite à utiliser en complément de Google Analytics. Cet outil est très visuel. Google Analytics va vous générer de nombreux chiffres. Hotjar, quant à lui, va vous fournir des cartes de chaleur, des recordings et des outils pour sonder vos visiteurs. Les cartes de chaleur vont vous indiquer les éléments sur lesquels les visiteurs de votre site web ont le plus déplacé leur souris. Les recordings vous permettent de visionner le parcours des clients sur votre site web.

Enfin, les outils pour sonder sont des éléments qui vont questionner les visiteurs de votre site avec des questions telles que « que pensez-vous du site web en général ? » Toutes ces informations sont primordiales pour comprendre les éléments qui plaisent sur votre site web, ce qui freine un achat, etc. Il est essentiel de récolter ces données et de les analyser par la suite.

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13. Express Accounts

Express Account, c’est le logiciel comptable gratuit adapté aux PME et TPE. Ce logiciel comptable va vous permettre de suivre votre balance comptable en temps réel. Il est parfaitement adapté aux entrepreneurs qui souhaitent créer des rapports de trésorerie en tenant compte de leurs ventes, de leurs encaissements, de leurs paiements ainsi que de leurs achats.

Cette application va vous permettre de réaliser un suivi des transactions de paiement et de versement, de vous générer le solde de vos comptes et des rapports pour analyser la santé financière de votre entreprise et enfin d’envoyer les rapports directement à votre expert-comptable. Ce logiciel est disponible gratuitement pour les petites entreprises ayant un effectif de moins de 5 personnes. Une fois ce nombre dépassé, une version payante est disponible avec des fonctionnalités plus avancées.

Pour conclure, les outils que nous vous avons proposés dans cet article vont vous permettre d’être beaucoup plus efficace à tous les niveaux de l’organisation de votre entreprise. Que vous soyez indépendant ou chef d’entreprise, vous allez pouvoir gérer avec beaucoup plus de facilité de nombreuses facettes de votre business. Que ce soit au niveau de la communication, de la comptabilité, de la planification et de l’analyse de vos résultats, ils vont vous offrir la possibilité de gérer un maximum de variables par vous-même, le tout, rapidement et à moindres coûts. 

De plus, ils vont vous permettre d’être plus concis, synthétique, créatif ou d’analyser correctement les différentes données avant de prendre une décision importante. Vous aurez une vision beaucoup plus claire de tous les éléments qui composent votre entreprise. N’hésitez pas à nous dire en commentaires si vous connaissiez déjà ces outils ! Sont-ils déjà implémentés dans votre entreprise ? En connaissez-vous d’autres ? Quels sont les outils les plus pertinents selon vous ? Nous sommes impatients de vous lire !

6 commentaires sur “La boite à outil de l’entrepreneur en 2021”

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